臺中市東區區公所個人資料檔案安全維護要點

中華民國101年11月14日公所政字第1010017948號

一、臺中市東區區公所（以下簡稱本所）為有效管制本所 處理個人資料，以避免人格權受侵害，並促進個人資 料之合理利用，特訂本要點。

二、本要點適用本所各項個人資料處理作業。

三、本要點所稱「個人資料」，係包括：姓名、生日、身 分證字號、婚姻、家庭、教育、職業、財務狀況等， 所有足以識別納稅義務人之資料。

四、使用個人資料辦理各項業務，請遵循下列規定：

（一）本所保管民眾個人資料，應遵守個人資料保護之相 關法律規定。

（二）本所各單位在提供民眾相關資料時，應依個專責法 規辦理，並需事先審核申請民眾身分無虞後，方可 交付，避免將個人資料外洩。

（三）本所提供外單位有關個人資料前，應具有法源依據、 遵循主管機關，或是契約規定，並於簽陳首長或依 分層負責表後授權各級主管核定核准後傳遞，為避 免造成資料外洩、遺失之風險，紙本需雙封套密封 雙掛號遞送，電子郵件應加密處理。

（四）檢察、調查、警察等單位調閱相關個人稅務資料， 應先知會政風單位，並簽奉首長核准後，方可提供。

（五）運用全國財產稅歸戶系統及戶役政系統，進行個人 資料查調作業時，如有因公務需要列印紙本或存取 電子檔案，應妥善保存或辦理銷毀事宜。

（六）為避免造成外洩、遺失之風險，各單位人員就存放 個人資料電子檔案、紙本之方式，應遵守本所資安 相關規定。

（七）針對含有個人資料之相關文件，若需丟棄、報廢， 應依下列方式處理：

１、含有個人資料之紙本，使用碎紙機將其銷毀。

２、含有個人資料之公文，委外銷毀時，應派人隨車陪 同，並由政風室進行監辦作業，確認公文已經安全 銷毀，並拍照存證。

３、含有個人資料電子檔案之媒體，例如：光碟片可利 用將反光層抹除，或經由碎紙機銷毀；磁帶、磁片 或其他無法以軟體清除資料之硬體資訊資產，應進 行實體破壞，使其無法使用，以確保存放之個人資 料無外洩之風險，並拍照存證，再交政風室備查。

五、使用電腦、微縮影（光碟）機、影（複）印機、傳真 機、電話等設備，處理個人資料，應遵守及注意事項 如下：

（一）各項設備應指定專人管理，並定期進行保管確認。

（二）影（複）印機及傳真機，應建立使用登記簿，確實 陳核管制，登記備查。

（三）儲存個人資料或程式之磁碟、磁帶、微縮影片 （捲）、光碟等媒體，應存放於具安全防護功能之 金屬箱櫃，裝置密鎖，並加標示機密等級。

（四）複製、封發、傳遞個人資料，應依電腦處理個人資 料保護法及本所資安相關規定辦理。

六、政風室負責受理民眾、民間協會針對本所保管之個人 資料疑似外洩案件，並配合司法單位協助調查作業。 七、政風室應針對本所個人資料之保存、遞送，定期安排 人員進行檢查工作，並針對可能造成個人資料遺失、 外洩、不當使用之作業，要求受檢單位進行改善作業。

八、政風室應針對各單位使用之網路磁碟，檢查個人資料電子檔案分享情形，針對可能造成外洩之風險進行稽核作業。

九、凡使用或保管電腦、微縮影機、影（複）印機、傳真 機、電話之人員發現個人資料洩漏、遺失，或判斷可 能洩漏、遺失時，除逐級陳報外，應即知會政風室， 會同研擬適當補救措施，使洩密損害減至最低程度， 並個案分析洩密原因及管道，以防範再發生。

十、執行本要點績效卓著者，由政風室簽報獎勵；違反保密規定致洩密者，依情節輕重簽請處分。